Chaque arrivée préparée, chaque départ bouclé.

Des parcours datés à partir du premier ou du dernier jour, avec les tâches de la RH, du responsable et du salarié. Le futur salarié remplit sa fiche avant d'arriver, et le départ se termine avec un solde de congés figé et un certificat de travail.

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Parcours d'arrivée d'une salariée dans Planifast

Le parcours d'arrivée

Trois temps, une seule liste de tâches.

Les échéances se calculent à partir de la date d'entrée, notée J. Si la date change, les tâches restant à faire se décalent d'autant.

J-7 à J-1

Avant l'arrivée

Le futur salarié reçoit un lien personnel, valable 7 jours et utilisable une seule fois.
Il crée son accès et remplit sa fiche en français, anglais, portugais ou allemand.
Il transmet les pièces demandées, la RH vérifie.

Le premier jour

Une page d'accueil donne l'heure, l'adresse, le point de rendez-vous, la personne qui accueille et le programme.
Un email de rappel part la veille.
Le responsable coche l'accueil, la sécurité et la remise des EPI.

J+30 à J+75

Les premières semaines

Point de suivi à un mois.
Bilan avant la fin de la période d'essai.
Alerte avant la fin d'essai, avec la date limite pour notifier une rupture.

Modèles de parcours

Votre checklist, une fois pour toutes.

Planifast fournit un modèle d'arrivée et un modèle de départ adaptés au Luxembourg, que vous modifiez librement. Chaque tâche a un responsable (RH, responsable d'équipe, salarié ou une personne désignée) et une échéance relative à J.

4 types de tâches : case à cocher, pièce à fournir, lecture signée d'un document, fiche personnelle.
Qui fait quoi ajustable au lancement de chaque parcours.
Modifier un modèle ne change pas les parcours déjà lancés.

Modèles de parcours d'arrivée et de départ

Côté futur salarié

Il arrive avec sa fiche déjà remplie.

Avant J, le futur salarié n'accède qu'à son espace d'accueil. Il y remplit ses informations, section par section, et les envoie à la RH, qui les vérifie. Le jour J, son espace Planifast complet s'ouvre tout seul.

Identité, adresse, personne à prévenir, compte bancaire, famille, tailles de vêtements, et titre de séjour pour les ressortissants hors UE.
RIB lu par photo ou PDF directement sur son téléphone : le document ne quitte pas l'appareil, l'IBAN n'est proposé que s'il est valide.
Après l'arrivée, un changement d'IBAN passe par une validation de la RH.

Espace d'accueil de la future salariée : premier jour et informations

Départ

Un départ bouclé, sans oublier une étape.

L'assistant de départ enregistre le motif et propose le préavis selon l'ancienneté. Les accès se coupent à la date prévue, et l'ancien salarié garde l'accès à ses documents.

Préavis indicatif calculé selon le Code du travail, modifiable, dispense possible.
Solde de congés figé à la date de sortie, avec le même calcul que la fiche salarié.
Certificat de travail généré en PDF, signé à l'écran puis rangé dans les documents du salarié.

Départ programmé : préavis, solde de congés et certificat de travail

Échéances et conformité

Les dates qui comptent remontent toutes seules.

La RH voit les échéances dans un encart « À traiter ». Les responsables et les personnes désignées reçoivent un rappel par email pour leurs tâches.

J-30Fin de période d'essaiAvec la date limite pour notifier une rupture.

J-45Fin de CDDRenouveler ou programmer le départ.

2 moisVisite médicale d'embaucheTant que la fiche d'aptitude n'est pas déposée.

J-90Titre de séjourAvant son expiration.

Un dossier salarié réservé à la RH.

Contrats, avenants, certificats, pièces des parcours et lectures signées sont rangés dans le dossier de chaque salarié.

Jamais visible par le responsable d'équipe, chaque consultation est tracée.
Suppression automatique : 10 ans après la sortie pour le dossier, 3 ans pour le titre de séjour, 30 jours pour le diplôme et la fiche d'aptitude.
Lecture signée : le salarié signe à l'écran, une empreinte du document prouve qu'il n'a pas changé.
Pour un ressortissant de l'UE, la pièce d'identité est vérifiée sans en garder de copie.

Questions fréquentes

Arrivées et départs

Combien coûte le module ?

2 € par salarié actif et par mois en complément d'un autre module, ou 5 € s'il est votre premier module. Le socle (application web et mobile, rôles, fiche salarié, notifications) est inclus. Un salarié dont l'arrivée est à venir n'est pas facturé.

Que voit le responsable d'équipe ?

Ses tâches et celles de son équipe. Jamais la fiche personnelle, les pièces ni le dossier du salarié.

Le futur salarié doit-il installer l'application ?

Non, le lien d'invitation s'ouvre dans le navigateur de son téléphone ou de son ordinateur.

Le préavis calculé engage-t-il l'entreprise ?

C'est un calcul indicatif selon le Code du travail. Votre convention collective ou le contrat peuvent prévoir plus favorable, la RH garde la main sur les dates.

Puis-je adapter les modèles de parcours ?

Oui, vous modifiez les tâches, leur responsable et leur échéance, et vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire. Un parcours déjà lancé garde ses tâches.

Les autres modules